会计过程自动化的5个简单步骤

2021年8月17日

兰迪·约翰斯顿, K2技术

公司每年花费数百个小时试图找出如何管理和跟踪他们的资金. 对于企业主来说,考虑时间是很有压力的, 钱, 以及他们在日常状态报告中所付出的努力, 月度财务, 及年度税务准备. 会计软件中的人工智能, pre-accounting工具, 机器人流程自动化(RPA)优化事务如何在系统中流动. 您想利用这种改进的自动化吗? 您将学习如何通过我们的5个简单步骤来自动化会计过程.

人们可以通过在线的帮助指南了解自动化测试. 自动化测试为在业务流程中实现自动化铺平了道路. 可重复的业务流程工作流为流程的每一步都增加了价值.

然而,我们不能自动化每一个业务流程. 但有些操作非常适合自动化. 对企业主来说幸运的是, 记账, 税计算, 会计只是其中的一些过程.

会计自动化的好处
企业经常使用会计软件程序来实现会计任务的自动化. 这些计算机程序一分钟就能完成一般人一天能完成的事情. 使用正确的数据输入,您可以在几分钟或几秒钟内生成复杂的报告. 你甚至不需要用计算器来完成你的工作.

自动化业务流程有很多好处,比如簿记和税收计算. 但, 在我们深入探讨如何实现会计自动化之前, 让我们快速了解一下为什么应该转向自动化.

自动化节省时间
在大多数企业中,节省时间就等于节省金钱. 例如, 假设一个会计使用一个软件程序来帮助他们处理数字并准备一份报告. 以前要花一整天的时间,现在不到一个小时就可以了.

可能需要最小限度的和解. 会计只需要复核系统准备的内容. 确认分类正确, 而系统在保持平衡的前提下,在正确的初始账户中公布交易是关键步骤. 像维克这样的会计前期工具.ai或Dext目前正在做这类工作. 这样会计就可以在剩下的时间里做更有成效的工作了.

自动化减少人为错误
即使最好的会计师也会犯错误. 如果您及早捕获错误, 最坏的情况就是你再花几个小时来纠正错误. 但会计上的失误可能代价高昂. 自动化减少了人为错误,为更准确的报告和计算让路.

学习如何正确地利用会计任务的自动化可以帮助简化业务流程. 确保自动化过程正确工作是确保报告准确性的关键.

但, 无论你是打算优化你现有的会计程序,还是考虑市场上最好的会计软件系统, 您最好也学习自动化测试. 学习自动化测试允许您检查您的自动化工作是否有效,以及它们的执行情况如何,以实现您的目标. 自动化测试还有助于确保报告的准确性和数据的可靠性.

自动化提高生产力
当你能在更短的时间内完成更多的任务时,你的效率就会更高. 这就是生产力的确切含义. 所以外部, 简约, 或者,按小时计费的自由职业会计专业人士可能会开始认为自动化会计会抢走他们的工作. 简讯:可能完全相反.

当你学会让电脑程序为你工作的时候, 你可以用更少的努力为更多的客户做更多的事情. 你甚至可以腾出时间做一些更有用的事情,比如指导客户,帮助他们管理和增长财务财富. 如果您已经建立了客户会计服务(CAS)实践, 您可以添加咨询服务,以获得更大的客户满意度.

5步骤自动化会计流程
从手工流程和Excel文件到自动化会计系统的过渡可能是困难的. 你打算在这里做的改变可不小. 但也没必要这么复杂. 那么,你准备好迈出会计自动化的第一步了吗? 这里有五个简单的步骤,让你从手工会计到自动会计:

第一步:知道自己的立场
你能期待多大的变化取决于你目前在会计处理方面的立场. 例如,你的账目有多少是手工完成的,又有多少是自动完成的?

这个任务可能要花些时间, 但你需要了解参与会计流程的人员是如何工作的. 这些不仅仅是初级和高级会计师. 第一个, 您需要列出当前使用的所有工具, 谁使用它们, 以及你用它们做什么.

例如,您可能正在使用Excel进行预算、预测和费用管理. 财务部, 会计部门, 和财务经理使用Excel来实现这些功能中的一个或多个.

另一方面, 工资经理和初级会计可能正在使用另一种软件进行工资管理. 因此, 如果任何核心会计工具需要辅助工具才能发挥作用, 你应该把他们包括在名单中.

第二步:选择会计系统
现在你知道你的业务需求了, 你将能够选择一个会计系统,适合你的业务. 完全自动化的会计过程可以花费你相当多的时间和金钱来实现. 尽管如此,实施一个新的会计系统可能被证明是对你的企业最好的课程.

考虑你的会计目标, 你的预算, 当你选择一个核心会计系统的时候. 除了基本特征, 考虑安全特性会有所帮助, 客户支持, 自动化集成, 和用户体验.

步骤3:迁移数据
选择了核心会计软件系统之后,下一步就是开始数据迁移. 数据迁移计划应该帮助您确定需要传输哪些数据以及需要传输多少数据. 您可能还需要将较旧的数据放入存档.

这一步也应该让会计过程中的每个人都能适应新的系统. 对员工进行培训. 主要用户应该学习导航系统的最佳方法,因为他们将比其他员工更经常地使用系统.

调整可能需要几周或几个月的时间,这取决于你正在实施的改变有多大. 然而, 在调整期结束时, 这个核心系统的主要用户应该已经对自动化执行基本和复杂的会计任务有信心.

步骤4:自动化、测试、集成
随着时间的推移,核心用户提出的问题会越来越少. 问题的减少是因为他们已经熟悉了这些功能,并且已经知道如何使用会计系统. 但是,您的次要用户可能会遇到问题. 他们甚至可能发现了其他需要自动化的手工任务. 此时,您可以添加预会计工具和自动化过程(RPA)。.

一个不是为您的业务定制的会计系统作为一个一体化的解决方案是值得怀疑的. 然而, 对于已经使用现成的会计系统集成额外自动化功能的企业所有者来说,这是很典型的.

企业很少使用一个系统来满足所有的财务管理需求. 而你已经有了一个核心的会计系统, 你可能想要利用额外的工具来帮助你的员工. 此外,一些会计系统允许自动化集成. 一如既往地, 在这些功能处理任何实际数据之前,应该执行自动化测试.

第五步:监控
监控你的系统并确保它们正常工作是保持准确和可靠的会计核算的关键. 此外,您应该观察以下自动化会计流程的结果:

数据报告更准确,会计差错更少.
会计团队效率更高,生产力更高. 他们应该花更少的时间生成结果,花更多的时间进行分析.
发现冗余,并优化会计流程.

你应该看到工作质量的提高, 员工生产力的提高, 以及人为错误的减少. 换句话说,企业现在应该受益于会计过程的自动化.

结论
会计自动化并非易事, 但这样做可以帮助企业节省时间, 钱, 和精力. 除了, 它提高了生产率,大大减少了人为错误, 这些好处也适用于自由职业和远程会计师. 与5个简单步骤自动化的会计过程, 您有一个公式,使您的过程更容易和自动化.

会计自动化不仅仅是选择市场上最昂贵或最流行的会计系统. 而不是, 它是关于了解你的立场和选择一个自动会计系统,以帮助你实现你的目标.


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